6 tips voor debiteurenbeheer

Neem contact met ons op

Creëer stabiele geldstromen

In dit artikel zetten wij 6 tips voor u op een rijtje. Zo kunt u, ook in deze moeilijke tijd, toch ervoor zorgen dat uw facturen betaald worden.

Nu het coronavirus al enkele maanden rondwaard over de wereld, is het duidelijk dat veel bedrijven ook economisch getroffen worden. Bij CollactiveBMK krijgen wij veel vragen binnen over het beheer van openstaande factuur. Is het wel netjes om nu naar debiteuren te bellen? Hoe pak ik dat aan? Hoe ga ik om met debiteuren die aangeven écht niet te kunnen betalen? Wij helpen u graag op weg. In dit artikel zetten wij 6 tips voor u op een rijtje. Zo kunt u, ook in deze moeilijke tijd, toch ervoor zorgen dat uw facturen betaald worden.

Allereerst het antwoord op de vraag: is het wel netjes om nu naar debiteuren te bellen? Ons antwoord is een volmondig: ja. Juist nu is het belangrijk om in contact te komen met uw debiteuren, dit zijn tenslotte ook uw klanten! Daarom is onze eerste tip: bel uw debiteur.

Tip 1: bel uw debiteur

Als u belt, heeft u direct persoonlijk contact. Vraag naar de situatie en breng vervolgens de openstaande factuur ter sprake. U zult merken dat vrijwel iedereen bereid is om een afspraak te maken voor de betaling. Toenadering en een luisterend oor bieden u een contactmoment op maat. Hierdoor kunt u uw relatie met uw klant zelfs verbeteren. Dit gaat beter in een persoonlijk gesprek, dan met een e-mail. Maar let op: wees niet te afwachtend. Het geld kan eenmaal worden uitgegeven, zorg dat u vooraan staat.

Tip 2: maak een concrete betaalafspraak

Als u uw debiteur spreekt, moet u het uiteindelijke doel niet uit het oog verliezen. U wilt tenslotte uw factuur betaald zien. Vaak zult u horen dat de factuur niet betaald kan worden, omdat er vanwege het coronavirus geen geld beschikbaar is. Zorg er dan voor dat u niet in een eindeloze discussie verwikkeld raakt, maar maak een duidelijke afspraak. Geef aan dat u begrijpt dat het op dit moment moeilijk is en dat de factuur ook in termijnen betaald kan worden. Zo heeft u een toezegging voor betaling en heeft uw klant wat ademruimte.

Tip 3: Zorg dat de eerste termijn snel betaald wordt

Als u een betalingsregeling afspreekt met uw debiteur, vraag dan of er een kleine betaling binnen 3 dagen gedaan kan worden. Zo kan uw debiteur laten zien dat hij ter goeder trouw handelt. U houdt op deze manier ook de aandacht van de debiteur. Spreek het bedrag in goed overleg met uw debiteur af.

Tip 4: Bevestig de afspraak op papier

Stuur per mail een overzicht van de gemaakte afspraken en vraag of uw debiteur dit voor akkoord wil beantwoorden. Zo weet u beiden waar u aan toe bent. Daarnaast kan een afspraak op papier, in het ongunstigste geval, conflicten voorkomen. U heeft het immers, samen met de bevestiging, zwart op wit staan.

Tip 5: Volg de betalingsregeling op

Bel direct als u ziet dat een termijn niet volgens afspraak wordt betaald en vraag hoe dat komt. Wellicht kunt u eenmalig de afspraak aanpassen of tot een andere oplossing komen. Zeker nu veranderen de omstandigheden snel. Blijf daarom in gesprek met uw debiteuren. Mocht uw debiteur de betalingsregeling betwisten, dan kunt u de debiteur houden aan de afspraken die op papier zijn gezet (zie tip 5).

Tip 6: Controleer regelmatig

Komt uw debiteur de afspraken alsnog niet na of heeft u het gevoel dat uw debiteur ter kwader trouw handelt? Traditioneel is de periode maart/april ook de periode waarin bedrijven een buffer opbouwen, om later het vakantiegeld uit te kunnen betalen. Hierdoor is inning van uw openstaande facturen vaak lastiger. Overweeg dan het dossier uit handen te geven aan een incassobureau. U kunt dit ook overwegen als uw debiteur de gemaakte betaalafspraken niet nakomt. Ook in deze tijd hoeft u doelbewuste wanbetalers niet te accepteren.

Let op: bij particuliere debiteuren bent u verplicht om een brief te sturen in het kader van de Wet Incasso Kosten (WIK), beter bekend als de 14-dagen brief. Aan deze brief zijn strenge eisen gesteld.
U kunt kosteloos een voorbeeld downloaden via CBMK.nl.

Tot slot nog de vraag: hoe ga ik om met debiteuren die aangeven écht niet te kunnen betalen? Probeer in eerste instantie toch een kleine betaling te krijgen. Mocht dit ook niet lukken, vraag uw debiteur om een datum waarop wel betaald kan worden. Laat dit ook op papier zetten. Blijf vooral met elkaar in gesprek. Tenslotte redden we het alleen samen, ook nadat het coronavirus is overwonnen.

Zit u met vragen over uw debiteurenbeheer tijdens de coronacrisis? Neem gerust contact op via 088-0406900. Met ruim 70 jaar ervaring helpen wij u graag verder.

Contact Image

Wim Dielesen

Directeur

0880406953w.dielesen@cbmk.nl

Jouw debiteurenbeheer uitbreiden?

Wim geeft vrijblijvend advies over het inrichten van een optimaal debiteurenbeheerproces. Neem contact met hem op voor een vrijblijvend gesprek.