Is er een stappenplan voor debiteurenbeheer?

Wij helpen je graag om het debiteurenbeheer te verbeteren, met onze debiteurenbeheer software of door het uitbesteden van je debiteurenbeheer aan ons. Wil je het liever zelf doen? Gebruik dan het stappenplan voor debiteurenbeheer, zo geef je het debiteurenbeheer meer vorm en inhoud.

Het uitbesteden van debiteurenbeheer is aantrekkelijk wanneer je honderden of duizenden facturen per jaar verstuurd en je graag grip wilt hebben en houden op het proces. Verstuur je minder facturen per maand of wil je het liever zelf blijven doen, dan kan je gebruik maken van onze debiteurensoftware. Met de debiteurenbeheer software van CBMK digitaliseer en automatiseer je eenvoudig de debiteurenadministratie. Zo maak je direct inzichtelijk wanneer en welke acties er ondernomen moeten worden.

Bij CBMK zeggen wij altijd: debiteurenbeheer gaat over het opvoeden van je eigen klanten. Hiermee bedoelen we dat wanneer de klant vanaf het begin van de zakelijke relatie gewend is aan een strikt debiteurenbeheer, hij hier ook helemaal geen problemen mee heeft. Maar wat is een strikt debiteurenbeheer? Een strikt debiteurenbeheer vereist discipline, zowel van de ondernemer als van de professional die er mee bezig is. Als je een betalingstermijn van 14 dagen hanteert, is het van belang dat je op de 15e dag in actie komt.

Factuur sturen

Vermeld altijd een duidelijke betalingstermijn en indien er algemene leveringsvoorwaarden aanwezig zijn, vermeld deze dan altijd. Zorg dat je factuur voldoet aan de vereisten waar een factuur aan moet voldoen.

Herinnering/rekeningoverzicht sturen

Na het verstrijken van de betalingstermijn stuur je bij voorkeur een herinnering. Gebruik nooit de term 1e of 2e herinnering, je geeft daarmee aan dat er nog een volgende komt. Vermeldt een duidelijke termijn in de herinnering (bijvoorbeeld 8 of 14 dagen). Gebruik hierin nooit termen als zo spoedig mogelijk of terstond, omdat je dan geen duidelijk tijdstip hebt voor verdere actie.

Telefonisch manen

Telefonisch contact met je klanten werkt in de praktijk vaak het best. Refereer naar de gestuurde factuur of rekeningoverzicht en probeer te achterhalen wat de reden is van het niet betalen. Als er geen betwisting is, laat de klant dan een voorstel doen wanneer hij gaat betalen. Indien akkoord:

• Noteer met wie je gesproken hebt en op welke datum.
• Noteer de gemaakte afspraak. Eventueel kan je hier een bevestiging van sturen.

Aanmaning (+ incassokosten aanzeggen, bij particuliere klanten)

Als de klant de gemaakte afspraak niet is nagekomen, ben je bij particulieren verplicht een aanmaning te versturen. Deze aanmaning moet in het geval van een particuliere debiteur aan een aantal eisen voldoen. Zo moet je de debiteur minimaal 15 dagen de tijd geven om te betalen, nadat deze brief is bezorgd. Daarnaast moeten de te verwachten incassokosten, conform de Wet buitengerechtelijke incassokosten, vermeld worden. Deze bereken je als volgt:

• De eerste €2.500 van de vordering, een percentage van 15%.
• De tweede €2.500 van de vordering, een percentage van 10%.
• De volgende €5.000 van de vordering een percentage van 5%.
• Over de volgende €190.000 van de vordering een percentage van 1%.
• Over het meerdere van de vordering een percentage van 0,5%

Er geldt altijd een minimum van €40 aan buitengerechtelijke incassokosten, die bij de debiteur in rekening gebracht mogen worden. Het totaal van de kosten mag het bedrag van €6.775 niet overschrijden. Deze kosten worden geacht inclusief btw te zijn.

Bereken zelf de incassokosten via onze handige rekentool ‘Incassokosten berekenen’

Ingebrekestelling

Blijft de debiteur ondanks alle bovenstaande acties weigerachtig om de openstaande factuur (facturen) te betalen, stel hem dan in gebreke. Vermeld daarin een termijn van 8 dagen en stuur deze per post. Bij grotere bedragen is het aan te raden om deze per aangetekende post te versturen. Laat zien dat het menens is en reageer direct na het verstrijken van het gestelde ultimatum.

Presommatie

Om extra druk te zetten, kan je er ook voor kiezen om in plaats van een ingebrekestelling een presommatie door CBMK te laten versturen. Dit zorgt voor extra druk bij de debiteur, zonder dat dit de relatie onnodig verstoort. Lees hier meer over de presommatie (of laatste aanmaning) van CBMK.

Ter incasso uit handen geven

Dien direct na het verstrijken van de laatste afspraak de vordering in bij ons. Wij zullen de vordering op een professionele manier incasseren, zodat je alsnog krijgt waar je recht op hebt.