Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?

Incassokosten of buitengerechtelijke incassokosten zijn de kosten die buiten een juridische procedure in rekening gebracht mogen worden. Deze kosten dienen door de debiteur betaald te worden en dekken de kosten die een opdrachtgever moet maken om de openstaande factuur te innen.

Wanneer een opdrachtgever een dossier ter incasso geeft aan CBMK, betekent dit dat er vanaf dat moment incassokosten (of buitengerechtelijke incassokosten) door de debiteur betaald moeten worden. Wat zijn deze kosten en wat betekenen ze?

Incassokosten of buitengerechtelijke kosten zijn de kosten die buiten een juridische procedure in rekening gebracht mogen worden. Deze kosten dienen door de debiteur betaald te worden en dekken de kosten die een opdrachtgever moet maken om de openstaande factuur te innen. In Nederland gelden er wettelijke regels voor de maximale hoogte van de incassokosten. Ook staat er in de wet wanneer een ondernemer incassokosten mag berekenen en welke stappen de ondernemer moet volgen.

De WIK, de Wet normering Buitengerechtelijke Incassokosten

De WIK is per 1 juli 2012 in werking getreden. In deze wet is geregeld dat met name het debiteurenbeheer/aanmaningstraject voor vorderingen van bedrijven op particuliere debiteuren (consumenten) een andere aanpak vereisen dan die voor bedrijven onderling. Zo is de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten die bij een particuliere debiteur in rekening gebracht mogen worden exact vastgelegd in een staffel en is de wijze waarop je een particuliere debiteur dient aan te manen bepaald.

Met een particuliere debiteur of consument bedoelen wij een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Dit is van belang op het moment dat je bepaalt welk aanmaningstraject er bij een debiteur dient te volgen. Uiteraard stuur je de debiteuren eerst een rekeningoverzicht of betalingsherinnering als zij de factuur niet hebben voldaan. De nieuwe wet bepaalt dat je particuliere debiteuren vervolgens schriftelijk dient aan te manen. In deze aanmaning dient de debiteur al geïnformeerd te worden over de bijkomende kosten en het bedrag aan kosten als deze de vordering niet voldoet. Je moet de debiteuren daarbij minimaal 15 dagen de tijd geven vanaf het moment dat zij de brief ontvangen om alsnog de vordering te voldoen. Indien de debiteur hierna nog altijd niet betaalt, dien je een ingebrekestelling te sturen waarin wederom het bedrag aan incassokosten wordt genoemd en dat je ze daarbij ook daadwerkelijk vordert.

• Samengevat dient het aanmaningstraject aan de volgende vereisten te voldoen:
• Je dient een particuliere debiteur bij het aanmanen minimaal een termijn van 15 dagen vanaf levering brief te geven om alsnog aan zijn of haar betalingsverplichting te voldoen.
• Je dient in de aanmaning de debiteur in kennis te stellen van de incassokosten welke bij het niet voldoen van de vordering zullen worden gevorderd.
• Je dient het exacte bedrag aan incassokosten in de aanmaning te noemen. Deze kosten moeten volgens de nieuwe staffel zijn berekend.
• Je dient in de ingebrekestelling het bedrag aan incassokosten ook daadwerkelijk van de debiteur te vorderen waarbij wederom het exacte bedrag aan kosten wordt genoemd.
• Ten aanzien van je zakelijke debiteuren

De nieuwe wet biedt ten aanzien van vorderingen op bedrijven de vrijheid om van de voor particulieren debiteuren vastgestelde staffel af te wijken. Je mag dus zelf bepalen welk percentage in dat geval bij de debiteur in rekening wordt gebracht. Een percentage van 15% is daarbij niet ongebruikelijk. De debiteur hoeft ook niet eerst de incassokosten aangezegd te worden onder vermelding van een bedrag. Echter, je dient wel vooraf met debiteur overeen te komen welke percentage je bij het niet betalen van de factuur bij debiteur in rekening brengt. Het is dan ook verstandig om dit in je algemene voorwaarden op te nemen.